قبل از انتخاب ابزارها و نرم افزارهای اتوماسیون اداری محتوای زیر را بخوانید
ابزارها و نرم افزارهای اتوماسیون اداری به دلیل این که سبب صرفه جویی در وقت، یکپارچگی کارها، هماهنگی بین کارمندان یک اداره و … می شود مورد توجه قرار می گیرند. این نرم افزار های اتوماسیون اداری امکان خطای های انسانی را به شدت کاهش می دهند، امکان دسترسی به اطلاعات در این نرم افزار ها برای کاربران خود راحت است. در ادامه ی مقاله به معرفی نرم افزار های تولید پیمانی، سیستم حسابداری فروش، نرم افزارهای وصول مطالبات می پردازیم.
نرم افزار تولید پیمانی
نرم افزار مدیریت تولید امکانات زیادی را فراهم می کند از جمله:
- مدیریت قرار دادها
- صورت وضعیت ها
- مدیریت هزینه ها
- کنترل قراردادها
- و … .
و علاوه بر این موارد امکان تهیه گزارش به صورت یکپارچه را به مشتری می دهد. این نرم افزار امکان مدیریت هزینه ها، قرار دادها و درآمدهای مختلف پروژه های خیلی بزرگ را دارد.
دلیل استفاده از نرم افزار تولید پیمانی
این سیستم ها برای این هدف طراحی شده اند که سود و یا ضرر کار را در پایان پروژه محاسبه کنند این کار با ثبت اطلاعاتی نظیر قرار داد ها و نوشته شدن هزینه و درآمد در طول پروژه به دست می آید. هم چنین این نرم افزار ها این امکان را فراهم می کنند که هر پروژه بصورت جدا در نرم افزار صورت های مالی مورد محاسبه قرا بگیرد.
امکانات نرم افزار تولید پیمانی
- خروجی ها می تواند به فرمت های گوناگونی مثل pdf، jpg، excelباشد.
- به روز رسانی اطلاعات و موارد پایه ای سیستم
- تعیین کرد وضعیت قرارداد و خاتمه آن
- امکان ثبت صورت وضعیت ها
- امکان تهیه گزارش از صورت حساب ها ی مربوط به هر قرارداد
- مشخص نمودن مالیات و عوارض بر ارزش افزوده شده در هرسال
- امکان جستجو در کلیه فیلدهای اطلاعاتی قرار داد ها
ویژگی نرم افزار تولید پیمانی
یک نرم افزار حسابداری باید ویژگی های خاصی داشته باشد تا بتواند علاوه برصرفه جویی در وقت و هزینه ویژگی های زیر را داشته باشد:
- نگهداری الکترونیکی قرارداد ها: این ویژگی امکان دسترسی سریع به قراردادها، پیمانکار و … را فراهم می آورد.
- داشتن زیر سیستم اطلاعات پیمانکاران: با داشتن این ویژگی دسترسی به اطلاعات پیمانکاران نظیر امضا، قرار داد و … راحت است.
- امکان داشتن چند کاربری بودن نرم افزار: نرم افزار این امکان را باید فراهم آورد که تعداد افرادی که درگیر قراردادها هستند اجازه ورود به سیستم را داشته باشند.
- و ویژگی هایی مانند داشتن پشتیبانی مناسب، ثبت اطلاعات قراردادهای هزینه ای و درآمدی، صورت وضعیت ها و …
سیستم حسابداری فروش
همان طور که از نام نرم افزار حسابداری پیدا است این نرم افزار به شما کمک می کند تا تمام اطلاعات مربوط به فروش محصول سازمانتان را به خوبی دسته بندی و سازمان دهی کنید. علاوه بر این به شما این امکان را می دهد که پروسه و فرآیند فروش سازمان اعم از پیش فاکتور تا تحویل محصول به مشتری را بر نامه ریزی کنید تا بتوانید تصمیمات درستی در راستای فروش داشته باشید.
اسناد فروش مرتبط با حسابداری فروش
- پیش فاکتور: زمانی که مشتری برای خرید کالا نیاز به مقایسه و بررسی جوانب دارد صادر می شود.
- قرار داد فروش: در این قرار داد نام محصول با تعداد و ویژگی نوشته می شود و به مشتری تحویل می دهند.
- فاکتور فروش : فاکتوری است که به مشتری تحویل می دهید.
- فاکتور برگشت از فروش: زمانی صادر می شود که مشتری کالا را بر اساس عدم رضایت مرجوع کند.
امکانات سیستم حسابداری فروش
امکانات سیستم حسابداری فروش عبارتند از:
- مشاهده ی کالا های موجود در انبار
- امکان به ثبت رساندن رزرو محصول برای مشتری
- فرستادن پیامک برای بارگیری محصول
- به ثبت رساندن سفارشات هر شعبه به صورت جداگانه
- استفاده ی سریع و راحت
- تنظیم تخفیفات کالایی
- تنظیم تخفیفات بر مبنای مشتریان
- صادر کردن فاکتور بر اساس خارج شدن کالا ها از انبار
- صادر کردن فاکتور بر اساس پیش فاکتور هایی که انجام شده
- تهیه ی گزارش های مربوط به فروش و مقایسه
- تهیه ی گزارش های پورسانت بازاریاب ها
و امکاناتی از این قبیل را شامل می گردد.
مزیت های سیستم حسابداری فروش
همان طور که در بالا گفته شد این سیستم بسیار پر کار برد و مهم است در زیر چهار مزیت آن بیان شده است:
- امکان مشاهده ی گزارش های روزانه: مشاهده ی گزارش های روزانه و محصولات پرفروش باعث می شود تصمیمات و سیاست گذاری های بهتری برای فروش داشته باشند.
- گرد آوری اطلاعات: این مزیت باعث تحلیل عملکرد فروش می شود و می توانند گزارش های درستی را ارئه دهند که در فروش محصول به آن ها کمک کند.
- مدیریت کردن انبار و حسابرسی درست: این بزرگ ترین مزیت سیستم حسابداری فروش است چرا که امکان خطا را در پروسه فروش، انبار و حسابداری مالی کاهش می دهد و به صورت یکپارچه انجام می شود.
- وارسی فاکتور های فروش: فروشنده می تواند تمام فاکتور ها را اعم از فاکتورهای خرید، فروش، انبار و… مشاهده کند و از هرگونه خطا جلوگیری کند.
نرم افزار وصول مطالبات
امروزه با گسترش کار ها و سازمان ها و عدم اطمینان میان صاحبان کار و خریدار ها باعث شده است که دنبال راهی برای پیگیری، تسویه و کنترل مانده ی قابل وصول از مشتریان خود باشند. نرم افزار دریافت و پرداخت برای پیگیری و تعهدات مشتری ارائه شده است در واقع این نرم افزار به راحتی مشخص می کند که پرداخت توسط چه کسی، چه زمانی، در ازای چه کالایی و … صورت گرفته است.
برخی از امکانات نرم افزار وصول مطالبات
این امکانات عبارتند از:
- وصول کردن مطالبات به صورت مرحله ای
- تعیین کردن سیاست های کنترلی بر اساس خواسته های سازمان
- تعریف و تعیین شاخص های اسناد وا خواستی
مزایا نرم افزار وصول مطالبات
- پیگیری و ردیابی اسناد وصول نشده و اقدام به صورت مرحله ای برای تسویه این اسناد و هم چنین کنترل کردن مانده وصول: استفاده از این نرم افزار می تواند مدیریت شرکت را برای وصول کردن چک های مشتریان کمک کند .
- تعریف و تعیین سیاست مناسب برای در یافت کردن اسناد براساس تاریخ سررسید: ممکن است در برخی سازمان ها یا شرکت ها بازه مشخصی برای سررسید ها معین شود پس لازم است سیستم به طور خودکار این کار را انجام دهد.
- تعریف و تعیین سیاست کنترلی برای دریافت کردن اسناد بر اساس سوابق خرید های قبلی مشتری: این نرم افزار به شما کمک می کند که سوابق پیشینه ی مشتری خود را در هنگام خرید مشاهده کنید و اگر شخصی بد حساب است از ارائه خدمات به او امتناع کنید و از او چک قبول نکنید.
- تعریف و تعیین سیاست کنترلی برای دریافت کردن اسناد بر اساس حساب های مشتری: این امر باعث کاهش قبول چک هایی که امکان وصول نشدنشان وجود دارد، می شود .
- امکان ثبت کردن ضمانت نامه های مربوط به هر سفارش.
بخش حسابداری و مالی از پراهمیت‌ترین بخش‌های هر سازمانی است و امروزه سازمان‌ها برای افزایش بهره‌وری کار حسابداران، کاهش خطا در ثبت حسابداری، تنظیم آسان‌تر گزارش‌های قانونی و تحلیل دقیق‌تر شرایط مالی کسبوکار، نیازمند استفاده از نرم افزار حسابداری و مالی هستند. در این مقاله قصد داریم ۱۰ ویژگی ضروری که هر نرم افزار حسابداری می‌بایست داشته باشد تا رضایت ذی‌نفعان آن کسبوکار را به دست آورد، بررسی کنیم.
۱۰ ویژگی نرم افزار حسابداری:
- ارائه گزارش‌های تحلیلی و کاربردی؛
در دنیای پُرتلاطم کسب‌وکارها، اطلاعات مهمترین ابزار هستند. با تکیه‌بر تحلیل اطلاعات، توان تصمیم‌گیری مدیران افزایش می‌یابد و می‌توانند آگاهانه‌تر و دقیق‌تر تصمیم بگیرند. تحقیقات نشان می‌دهد، بیش از ۷۰درصد کسب‌وکارها در دو سال نخست تاسیس، به‌دلیل عدم‌دسترسی به اطلاعات کافی و عدم تحلیل صحیح آنها، ورشکسته می‌شوند. به کارگیری یک نرم افزار حسابداری مناسب که بتواند گزارش‌های مورد نیاز شما را تهیه کند، سبب رشد سازمان شما می‌شود. از طرفی سازمان‌ها همواره نیازمند ارائه‌ی گزارش‌های قانونی مانند گزارش‌های خرید و فروش فصلی، ارزش‌افزوده و اظهارنامه مالیاتی هستند و حسابداران زمان قابل توجهی را بابت تنظیم آنها صرف میکنند. استفاده از نرم افزار حسابداری باید کمک کند تا حسابداران و مدیران مالی با صرف زمان کمتر، گزارش‌هایی دقیق‌تر و کاربردی‌تر ارائه دهند.
- ویژگی‌های بصری (گرافیکی) مناسب؛
حسابداری یک فعالیت متمرکز بر آمار و ارقام است، با این‌حال استفاده از ویژگی‌های گرافیکی مانند ارائه‌ی نمودارها و گزارش‌هایی که جذابیت بصری دارد، باعث ارائه‌ی مناسب‌تر تحلیل حسابداران می‌شود. گزارش‌هایی که در قالب تصویری مناسبی به مدیران ارائه می‌شوند، می‌توانند به درک شفاف‌تر از وضعیت کسبوکار کمک کنند و در نتیجه آن ، ارتباط بین حسابداران و مدیران مالی با مدیران عالی سازمان تسهیل می‌شود.
- یکپارچگی؛
صرفا ثبت سند حسابداری برای یک سازمان کافی نیست. سازمان‌ها فعالیت‌های متفاوت و متعددی از جمله کنترل عملیات چک، کنترل حساب‌های بانکی، انبارداری، مدیریت فروش، خرید از تامین‌کنندگان، محاسبه دستمزد کارمندان و… دارند؛ تمامی اطلاعات گفته شده، درنهایت تبدیل به موجودی‌های مالی سازمان می‌شوند. یکپارچگی نرم افزار حسابداری به سازمان کمک می‌کند، اطلاعات به شیوه‌ای منسجم ثبت شوند؛ در نتیجه، دوباره‌کاری پیش نمی‌آید و تجمیع اطلاعات به‌شکلی سازمان‌یافته‌تر دردسترس خواهد بود.
- به‌روز بودن؛
سازگاری با تغییرات قانونی و استانداردهای حسابداری از بایدهای نرم افزار حسابداری و مالی است. قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری اگر تغییر کنند، شرکت تولیدکننده نرم افزار باید به‌قدری توانایی داشته باشد که به‌سرعت تغییرات را در نرم افزار ایجاد کند و حسابدار دغدغه‌ای بابت تغییرات قوانین و مقررات نداشته باشد. حضور تیمی مجرب و متخصص در حوزه‌ی برنامه‌نویسی نرم افزار، حسابداری و مدیریت مالی می‌تواند این دل‌گرمی و اطمینان را به کاربران نرم افزار (حسابدار) بدهد.
- سازگاری با کسبوکار؛
هر کسبوکار با توجه به حوزه‌ی فعالیت در بخش‌های مختلف، از جمله بازرگانی، خدماتی و… نیازمند راه‌حل ویژه‌ی آن کسبوکار است؛ نرم افزارهای حسابداری نیز از این قاعده مستثنا نیستند. به عنوان مثال، یک شرکت فعال در حوزه‌ی پیمانکاری نیازمند نرم افزاری است که بتواند موضوعات جاری این حوزه مانند پروژه‌ها و قراردادها را به‌لحاظ مالی مدیریت کند.
- گسترش‌پذیری؛
اصولا کسب‌وکارها با هدف رشد و توسعه فعالیت میکنند. رشد در یک سازمان می‌تواند افزایش تعداد پرسنل، افزایش گردش مالی یا میزان فروش باشد. ممکن است سازمانی که چهار نفر پرسنل دارد صرفا با یک سیستم حسابداری بتواند فعالیت‌های مالی خود را مدیریت کند. در آینده که تراکنش‌های مالی رشد می‌یابد، سازمان باید سیستم دریافت و پرداخت اضافه کند، شاید هم تعداد پرسنل در عرض چند سال افزایش یابد و نیازمند به سیستم حقوق و دستمزد باشد. این نمونه‌ها نشان‌دهنده‌ی رشد کسبوکار و افزایش نیازمندی به ویژگی‌های بسته‌ی نرم افزاری است. اگر نرم افزاری انتخاب شود که صرفا پاسخگوی وضعیت فعلی کسبوکار باشد، در آینده‌ی نزدیک این نرم افزار به‌دلیل ناسازگاری با رشد کسب و کار، کنار گذاشته می‌شود. در چنین وضعیتی، هزینه‌‌ی درخورتوجهی بابت خرید و آموزش نرم افزار جدید باید تخصیص یابد. پس باید تولیدکننده‌‌ی نرم افزاری را انتخاب کرد که با سبد محصولی مناسب، پاسخگوی سازمان شما در گذر زمان باشد و حسابداران با گسترش کسبوکار نگرانی تغییر نرم افزار نداشته باشند.
- تضمین امنیت اطلاعات مالی؛
از مهمترین اطلاعات موجود در یک سازمان، اطلاعات بخش مالی است، عدم ثبت اطلاعات مالی یا سوء استفاده از این اطلاعات(مثل سرقت) می‌تواند آسیب‌های جدی به سازمان وارد کند. حساسیت نسبت به امنیت اطلاعات از موارد قابل توجه در تهیه‌ی نرم افزار است؛ در این مسیر، تعداد مشتریان ارائه‌دهنده نرم افزار، رضایت‌مندی مشتریان و اعتبار آن شرکت در بازار می‌تواند از امنیت اطلاعات مالی، به حسابداران اطمینان دهد.
- پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش با کیفیت؛
پشتیبانی و خدمات پس از فروشی که حسابداران بتوانند به آن تکیه کنند، از ارزشمندترین اهداف شرکت‌های نرم افزاری است. بسیاری از تولیدکنندگان نرم افزار، خدمات پس از فروش را فقط نصب نرم افزار برای مشتری می‌دانند، اما واقعیت فراتر از این موضوع است؛ شرکتی که نرم افزار حسابداری ارائه می‌دهد باید خیال حسابداران را بابت پاسخ‌گویی به مسائلشان راحت کند، خریداران نرم‌افزار باید اطمینان داشته باشند که متناسب با نیازشان هر لحظه که بخواهند می‌توانند مسائلشان را برطرف کنند و کارشناسان پشتیبانی آن نرم افزار، باید پاسخ‌گویی و رفع مسائل مشتری را مهمترین مسوولیت‌شان بدانند. خدمات پس از فروش و پشتیبانی با کیفیت، نیازمند زیرساختی قوی است تا سازمان بتواند به‌شکلی موثر درخواست و مسائل مشتری را مدیریت کند. وجود خدمات متعددی مانند پاسخ‌گویی تلفنی، پاسخ‌گویی آنلاین، تلفن پاسخگوی گویا، مراجعه‌ی حضوری، ابزار مناسب آموزشی و… همگی از خدماتی هستند که با کیفیت مناسب توسط سازمان ارائه کننده نرم افزار می‌بایست ارائه شوند.
- سادگی و کاربرپسند بودن؛
از بزرگ‌ترین عوامل موفقیت تولیدکننده‌ای مانند مایکروسافت، ارائه نرم افزاری کاربرپسند و ساده است. افراد به‌راحتی با نرم افزارهایی هم‌چون Word یا Powerpoint کار میکنند و به‌مرور زمان، یاد می‌گیرند که چگونه می‌توانند از قابلیت‌های چنین نرم افزارهایی استفاده کنند. نرم افزارهای حسابداری و مالی هم از چنین قوائدی مستثنا نیستند. حسابدار باید بتواند به‌راحتی بر نرم افزار مسلط شود و به‌سرعت بتواند کار با آن را شروع کند. سادگی و در عین حال کاربردی بودن نرم افزار، ویژگی کم‌یابی است که اگر حسابداران و مدیران مالی به آن دست یابند بهره‌وری کاریشان افزایش و تنش‌های کاریشان کاهش می‌یابد.
- قیمت متناسب با امکاناتی که دریافت می‌کنید؛
در نظر داشته باشید قیمت محصولی که می‌خرید صرفا بابت نرم افزاری که تهیه می‌کنید نیست. تمامی موارد ذکر شده در هزینه‌های آتی سازمان شما تاثیرگذار هستند. نرم افزاری که قابلیت گزارش‌دهی ندارد، قدرت تحلیل به حسابدار و مدیر مالی شما نمی‌دهد، یادگیری و تسلط یافتن بر آن دشوار است، قابلیت گسترش مطابق با رشد سازمان شما را ندارد، کیفیت پشتیبانی فنی آن پایین است و… به‌طور جدی به کسبوکار شما آسیب می‌زند و هزینه‌های جبران‌ناپذیری بر سازمان شما وارد می‌کند.
برگرفته از وب سایت شرکت طرح اندیشان پویا با ۱۸ سال سابقه درخشان در صنعت نرم افزارهای مالی ایران از جمله نرم افزار حقوق و دستمزد به آدرس اینترنتی پویا سافت https://puyasoft.com/
